Für alle die nicht wissen, was MailStore ist: Dabei handelt es sich um eine Lösung um E-Mails archivieren zu können. Mit dieser Software können gleich mehrere Ziele erreicht werden:

• Rechtssichere E-Mail-Archivierung (nur MailStore Server, empfohlen für Firmen).
• Entlastung des E-Mail-Servers (wenn man alte E-Mails entfernt).
• Migration von E-Mail-Servern (MailStore hat eine Export-Funktion).
• Datensicherung von E-Mail-Servern (MailStore ist zwar keine Backup-Lösung, aber man kann das Archiv durchaus als “Quasi”-Backup oder Brick-Level-Backup ansehen).

Folgende Punkte stehen im Grunde auch im Support-Bereich auf der MailStore-Homepage. Ich habe mir aber gedacht, ein paar häufiger gebrauchte Schritte hier abzulegen.

E-Mails archivieren

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Archivierung:

• Alle ein- und ausgehende E-Mails.
• Einzelne bzw. mehrere E-Mail-Postfächer.

Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile.

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich alle ein- und ausgehende E-Mails zu archivieren.

D.h. bei Mailservern wie z.B. Microsoft Exchange oder hMailServer, die die Möglichkeit bieten alle ein- und ausgehenden E-Mails über ein Journal-Postfach zu sammeln, diese Funktionalität zu nutzen.

Bietet der E-Mail-Server kein Journal-Postfach, kann man auch auf den MailStore Proxy zurückgreifen.

Um die Ordner-Struktur eines Postfachs sichern zu können, muss man die Postfächer sichern. Andernfalls hat man eben nur alle ein- und ausgehenden E-Mails “unsortiert” im Archiv.

Beide Methoden lassen sich mit einander kombinieren und parallel betreiben.

Hinweis: Ich bin kein Anwalt und kann daher keine juristische Beratung geben. Ich möchte dennoch darauf hinweisen, das beim Eingriff in die E-Mail-Kommunikation, ganz egal ob durch Spamfilter, Anti-Viren-Lösung oder eben durch Archivierungslösungen das Briefgeheimnis greift. D.h. man sollte die betriebliche E-Mail-Nutzung geregelt haben. Beim BITKOM gibt es einen Leitfaden inkl. Vorlage, wie eine solche Regelung, auch zur Internet-Nutzung, aussehen kann. Eine empfohlene best practice besteht unter anderem darin, die private E-Mail-Nutzung zu untersagen bzw. auf externe Web-E-Mail-Anbieter (web.de, gmx, etc.) zu beschränken.

Link-Tipp: Konflikte zwischen Datenschutz und E-Mail-Archivierung vermeiden

Exchange Server 2010

Am Beispiel von Microsoft Exchange Server 2010 (das betrifft dann z.B. auch den SBS 2011) könnte die Konfiguration wie folgt aussehen:

• Einen Benutzer inkl. Exchange Postfach für das Journaling anlegen, z.B. journal@domain.tld.
• Journal im Exchange Server konfigurieren (Siehe Screenshot).

• Den MailStore Client starten und als admin anmelden.
• Auf “E-Mails archivieren” klicken.
• “Microsoft Exchange Server” anklicken.
• “E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang” auswählen.
• Alle Angaben zum Server und dem Journal-Benutzer vornehmen.
• Optional: Die Option “Vor der Archivierung mit Active Directory synchronisieren” aktivieren. Keine Sorge, selbst wenn ein AD-Benutzer nicht mehr vorhanden ist, bleibt das Benutzer-Archiv erhalten.
• Optional: Die Option “E-Mails in Postfach löschen” aktivieren. Ist diese Option aktiviert, werden die E-Mails im Journal-Postfach nach der Archivierung gelöscht.
• Nach Abschluss des Assistenten auf “Zeitgesteuert” klicken und entsprechend den eigenen Anforderungen einen Zeitplan festlegen.

Möchte man die Postfächer sichern, bestehen dazu ebenfalls mehrere Möglichkeiten. D.h. einzelne Postfächer mit den jeweiligen Benutzerdaten oder mehrere Postfächer auf einmal. Letzteres setzt eine weitergehende Konfiguration voraus.

hMailServer

hMailServer ist ein freier E-Mail-Server, den ich im Rahmen dieses Blogs schon öfters erwähnt habe. Ferner setze ich diesen Mailserver selbst ein.

Der hMailServer bietet die Möglichkeit, die Benutzer gegen das Active Directory zu authentifizieren. Dies bietet in Zusammenhang mit dem MailStore Server die Möglichkeit, die Benutzer zentral im Active Directory zu verwalten.

Natürlich kann man die Benutzer auch manuell verwalten, wenn man das möchte oder kein Active Directory zur Verfügung hat.

Anbei eine Beispiel-Konfiguration mit Active Directory:

• Im Active Directory einen Journal-Benutzer, z.B. journal@domain.tld anlegen.
• Für die Synchronisierung der MailStore-Benutzer eine Gruppe “E-Mail-Benutzer” anlegen und alle Domänen-Benutzer, die Zugriff auf den Mailserver haben, dieser Gruppe hinzufügen. Ferner müssen alle E-Mail-Benutzer mit einer E-Mail-Adresse konfiguriert sein.
• Der MailStore-Anleitung zum Einrichten der Journaling-Funktion im hMailServer folgen.
• Den “MailStore Client” öffnen und als admin anmelden.
• Auf “E-Mails archivieren” klicken.
• Auf “Anderer Server via IMAP/POP3″ klicken.
• “Sammelpostfach” anklicken.
• Alle Angaben für den Server-Zugriff (Protokoll, Servername, Benutzername, Kennwort) vornehmen.
• Optional: “E-Mails in Postfach löschen” aktivieren.
• “Vor Archivierung mit Verzeichnisdiensten synchronisieren” aktivieren und auf “Konfigurieren” klicken.
• Nun “Server” und “Basis-DN” konfigurieren. In meinem Fall sind alle Benutzer in einer anderen OU als nach der Installation des Active Directory.
• “Nur Microsoft Exchange-Benutzer synchronisieren” deaktivieren.
• “Nur Mitglieder einer Gruppe synchronisieren” aktivieren und die “E-Mail-Benutzer”-Gruppe auswählen.
• Nachdem das Archivierungsprofil angelegt ist, Dieses auswählen und auf “Zeitgesteuert…” klicken um einen Zeitplan für die Archivierung festzulegen.

Möchte man die einzelnen Postfächer sichern, hat man leider nicht ganz die Möglichkeit wie beim Exchange Server. Entweder man legt jedes Postfach bzw. Benutzer einzeln an oder man verwendet eine CSV-Datei um mehrere Postfächer gleichzeitig zu konfigurieren.

Auch wenn es anhand der Konfigurationsschritte nicht ersichtlich ist, werden alle E-Mails von bekannten Benutzern in entsprechende Benutzer-Archive sortiert. Unbekannte E-Mails werden entsprechend der Einstellung beim Erstellen des Archivierungs-Profils einsortiert (Standard: admin).

D.h. die Benutzer können auf ihre E-Mail-Archive über den MailStore-Client, das Outlook Add-In oder den MailStore Web Access zugreifen.

Zugriff auf das Archiv

Um auf das Archiv zugreifen zu können gibt es mehrere Möglichkeiten.

• MailStore-Client
• MailStore Web Access (Dieser kann auch in den OWA integriert werden.)
• Outlook Add-in
• IMAP
• iPhone, iPod

Der klassische Weg ist der MailStore-Client und das Outlook Add-in, sofern man Windows und Outlook verwendet.

Möchte man allerdings keine Software verteilen, kann man schlicht den MailStore Web Access verwenden. Dieser lässt sich auch in die OWA (Outlook Web App) integrieren.

Interessant für alle E-Mail-Clients jenseits von Outlook und zumal Plattform-unabhängig ist die Möglichkeit, das Archiv mittels IMAP einzubinden. Damit Dies möglich ist, muss zunächst in der MailStore Dienst-Konfiguration der IMAP-Server aktiviert werden.

Diese Option ist interessant für Tine 2.0 oder andere selbstgehosteten Webmail/Groupware-Benutzer.

Auf diese Weise hat man alle seine E-Mails inkl. dem E-Mail Archiv zentral im E-Mail-Client.

MailStore Archiv verschieben

Per Standard installiert der MailStore Server das Archiv unter “C:\MailArchiv”. Je nach E-Mail-Last und vorhandenen Speicherplatz kann das zum Problem werden. Ein MailStore Archiv zu verschieben ist allerdings einfach.

• Die ”MailStore Server Dienst Konfiguration” öffnen.
• “Dienst stoppen” anklicken.
• Den “MailArchiv”-Ordner verschieben.
• Unter “Master-Datenbank – Verzeichnis” den neuen Pfad angeben.
• “Dienst starten” anklicken.

Dies sind die Schritte, um das MailStore Archiv lokal zu verschieben. Möchte man das MailStore Archiv auf einen anderen Computer verschieben, z.B. während einer Migration, greifen im Grunde die gleichen Schritte. Nur das Diese über zwei Computer verteilt sind.

Wichtig: Verschiebt man das MailStore Archiv auf einen anderen Computer müssen die automatischen bzw. zeitgesteuerten Tasks neu angelegt und ggf. weitere Schritte durchgeführt werden. Siehe dazu MailStore Server Hilfe: Umziehen des Archivs.

Datensicherung und Wiederherstellung

Im Grunde ist alles dazu unter MailStore Server Hilfe: Datensicherung und Wiederherstellung gesagt. Ich möchte aber an dieser Stelle explizit darauf hinweisen, das MailStore VSS oder ähnliche Methoden offiziell nicht unterstützt. Ich habe zwar vom Support auch schon einmal eine Aussage gehört, das ein Partner berichtet hat, es würde funktionieren. Ob das nun wirklich so ist oder wie bei vielen anderen Datenbank-Anwendungen die VSS- und Image-Methoden nicht unterstützen und dann der Restore nur mit Glück verbunden ist, sei mal dahin gestellt.

Auf jeden Fall ist die Datensicherung von MailStore Server sehr einfach:

• Dienst beenden.
• Den Ordner “C:\MailArchiv” sichern.
• Dienst starten.

Wenn man das so in seine Backup-Lösung einbindet, kann es unter Umständen recht lange dauern, bis der MailStore Server wieder verfügbar ist.

Bei vielen Backup-Lösungen ist es ja so, das Skripte oder Tasks vor und nach dem eigentlichen Backup ausgeführt werden. Da nun ein Voll-Backup eines gesamten Systems recht lange dauern kann, kann man die Ausfallzeit von MailStore Server über einen Trick verkürzen.

Man beendet den MailStore Server-Dienst, kopiert mittels robocopy den “MailArchiv”-Ordner bzw. spiegelt Diesen und startet den Dienst wieder. Hier ein Beispiel-Skript:

@echo off
net stop "MailStore Server"
robocopy c:\mailarchive c:\backup\mailstore /MIR /R:3 /NP /LOG:backup_log.txt
net start "MailStore Server"

Vorteil: Man kopiert nur die geänderten Dateien, der MailStore Server ist relativ schnell wieder verfügbar und man hat ein von MailStore unterstütztes Backup.

Nachteil: Man belegt den doppelten Speicherplatz.

Ab Version 6.x des MailStore Servers gibt es eine integrierte Backup-Option. Auch bei der integrierten Version sind für die Dauer der Sicherung die Archive nicht verfügbar und man belegt den doppelten Speicherplatz.

Die Wiederherstellung des MailStore Servers ist ebenfalls sehr einfach:

• Dienst beenden.
• “MailArchiv”-Ordner wiederherstellen.
• Dienst starten.

Erfolgt die Wiederherstellung auf einem neuem Computer, greifen im Grunde die gleichen Schritte wie beim Verschieben auf einen anderen Computer:

• MailStore Server installieren.
• Dienst beenden.
• “MailArchiv”-Ordner wiederherstellen.
• Dienst starten.
• Tasks neu anlegen.

Zeit also, eine Test-Installation auszuführen und sich das neue System einmal anzusehen.

Der Small Business Server 7 besteht aus folgenden Komponenten:

- Windows Server 2008 R2

- Exchange Server 2010 SP1

- Microsoft SharePoint Foundation 2010

- Windows Server Update Services (WSUS)

Letzteres ist sowieso Bestandteil von Windows Server 2008 und Windows Server 2008 R2, von daher eigentlich nichts besonderes. Aus den Komponenten ergibt sich, das es ein reines 64-bit Produkt ist. Hier führt nun also endgültig kein Weg mehr an entsprechender Hardware bzw. entsprechenden Virtualisierungslösungen mehr vorbei.

Nachfolgend wird der Small Business Server 7 als SBS 7 abgekürzt.

Die Hardware-Anforderungen

Im der Release Documentation vom SBS 7 (SBS7_RelDoc.doc) findet sich eine detaillierte Aufstellung der Hardware-Anforderungen. Es dürfte kaum verwunderlich sein, das Aufgrund der Komponenten des SBS 7 die Ausstattung schon recht ordentlich sein sollte.

Die Test-Installation

Ich habe den SBS 7 in einen virtuellen Hyper-V Computer installiert. Diese Variante wird von Microsoft auch offiziell unterstützt.

Die Installation

Das Setup vom Betriebssystem gestaltet sich wie vom Windows Server 2008 bzw. R2 her gewohnt. Nach dem das Betriebssystem installiert und der Server einen Neustart durchgeführt hat, wird man von einem Assistenten begrüßt, mit dessen Hilfe man eine Migration oder eine neue Installation durchführen kann.

Die verwendete Hardware bzw. virtuelle Maschine muss mindestens 4 GB Arbeitsspeicher haben, ansonsten geht es nicht weiter.

Ggf. die Zeitzone einstellen.

Das Netzwerk konfigurieren.

Windows Updates sofort oder später installieren.

Firmeninformationen eingeben, diese Infos werden u.a. für den Remote Web Access, Sharepoint als auch für den Faxdienst verwendet.

Computername und Domäne angeben.

Administratives Benutzerkonto festlegen.

Zusammenfassung und letzte Chance noch etwas zu ändern.

Das Setup wird ausgeführt.

Das Setup ist abgeschlossen. Nun sieht man zum ersten Mal den Desktop (nicht auf dem Screenshot).

Im Anschluss an das Setup startet die SBS Console. Der Server ist noch nicht vollständig konfiguriert, so das an dieser Stelle die Ersten Schritte (Getting Started Tasks) durchgeführt werden sollten, um die Installation abschließen zu können.

Dazu gehören z.B. das Einrichten der Internetverbindung. Der Assistent versucht das vorhanden Netzwerk zu erkennen. Sofern der Router UPnP unterstützt und diese Funktion aktiviert ist, kann der Assistent alle Einstellungen automatisch vornehmen.

Wichtig für den Betrieb von E-Mail und des Remote Web Access ist die Einrichtung der “Internet Adresse” (Set up your Internet address). Hierbei geht es darum, die Domain die im Internet verwendet wird anzugeben und die notwendige Konfiguration vorzunehmen.

Anschließend wird die Konfiguration für E-Mail durchgeführt. Hierbei geht es in erster Linie darum, einen Smart Host für den E-Mail-Versand via SMTP einzurichten.

Ganz wichtig für die Sicherheit des Remote Web Access ist die Konfiguration des SSL-Zertifikats. An diesem Punkt lässt sich einfach über einen Assistenten ein öffentliches SSL-Zertifikat einfügen.

So sieht der Remote Web Access aus. Erreichbar über die URL https://remote.DOMAIN.TLD/ oder auch https://DOMAIN.TLD/remote

Kommen wir nun zum wichtigen Thema Datensicherung. Auch hierfür wird ein Assistent angeboten. Wie mittlerweile in der Microsoft-Welt üblich wird eine interne oder externe Festplatte für die Datensicherung benötigt.

Achtung: Die Ziel-Festplatte wird formattiert!

Per Standard packt das Setup die komplette Installation auf eine Festplatte bzw. eine Partition. Aus Gründen der Sicherheit und Performance sollte man das Betriebssystem auf ein RAID1, die Exchange Protokoll-Dateien auf ein weiteres RAID1 oder RAID5 und die Exchange-Datenbanken auch auf ein weiteres RAID1 oder RAID5 verlegen.

Auch hierfür gibt es einfache Möglichkeiten im SBS 7. Dazu in der Console auf Server and Server Storage klicken, dann auf die Registerkarte Server Storage wechseln und im Bereich Tasks den jeweiligen Assistenten starten.

Zum Glück hat Microsoft in den letzten Jahren am I/O-Hunger des Exchange Servers gearbeitet und die Last verringert. Dennoch sollte man nicht an der falschen Stelle sparen und entsprechend leistungsfähige Festplatten verwenden.

Soweit, so gut. Ab jetzt gilt es, Benutzer anzulegen und Computer der Domäne hinzuzufügen.

Benutzer werden über einen Assistenten hinzugefügt. Computer werden SBS-typisch über einen Browser mit der URL http://connect zur Domäne hinzugefügt.

Neben der SBS Console existieren die vom Windows Server 2008 (R2) bekannten Verwaltungswerkzeuge wie den Server Manager.

Was ist mit VPN?

Die Routing- und RAS-Dienste sind bereits durch das Setup installiert. Da allerdings seit dem Small Business Server 2008 nur noch eine Netzwerkkarte supported wird, ist ein klassisches VPN-Setup so nicht möglich. Allerdings kann man den Assistenten benutzerdefiniert ausführen und auf diese Weise die VPN-Funktionalität einrichten.

Was gefällt am SBS 7?

Gut umgesetzt und einfach in der Handhabung fand ich beim SBS schon immer den Remote Webarbeitsplatz. Dieser hat sich seit dem SBS 2008 weiter verbessert.

Was lässt der SBS 7 vermissen?

- Hyper-V Support als Parent bzw. Host. Dazu muss ich sagen, das ich ein paar kleinere Unternehmen kenne, die 2-3 (Legacy) Systeme auf ihrem SBS 2003 unter VMware Server 1.x laufen lassen. Hier fehlt für den SBS 7 eine integrierte Möglichkeit, diese Konstellation einfach fortzuführen, da

1. die Hyper-V Rolle auf dem SBS generell nicht unterstützt wird (Bastelanleitungen mal außen vor gelassen) und

2. der VMware Server abgekündigt ist.

Somit bleibt für diese Anforderung z.B. die Möglichkeit dedizierte Hardware mit Hyper-V Server 2008 R2, VMware ESXi oder ähnlichem zu verwenden.

Was fehlt noch?

Im Gegensatz zum Small Business Server 2008 fehlt von Haus aus eine Anti-Malware-Lösung. Das ist jetzt nicht weiter tragisch, da es am Markt eine Menge Anbieter gibt, die speziell für den Small Business Server bzw. für kleine Umgebungen Komplett-Lösungen anbieten.

Was gibt es zu beachten?

SBS-typisch ist die assistentengeführte Installation und Einrichtung. Allerdings sollte man vermeiden, Einstellungen jenseits der Assistenten vorzunehmen, da das den SBS bzw. die Assistenten leicht aus dem Takt bringt. In wie weit das für den SBS 7 gilt wird sich noch zeigen. Man sollte aber immer bedenken, das der SBS ein “Gesamtkunstwerk” ist. Alle Komponenten sind aufeinander abgestimmt und interagieren miteinander.

Kleine Anmerkung meinerseits: Ich habe bisher nur mit Small Business Server 2003 gearbeitet. Von daher kann ich nicht genau sagen, in wie weit die eine oder andere Sache schon im Small Business Server 2008 vorhanden war.

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Das man für Microsofts Word, Excel usw. OpenOffice verwenden kann ist hinlänglich bekannt. Für viele bleibt dann aber noch die Frage nach einem Outlook-Ersatz.

Da kommt den meisten der Gedanke, Thunderbird o. ä. zu verwenden. Ein Nachteil ist aber die fehlende Integration mit dem Microsoft Exchange Server. Diese Groupware-Lösung kommt in vielen Firmen zum Einsatz. Gerade auch in kleineren Umgebungen, in denen der Small Business Server eingesetzt wird. Seit dem Small Business Server 2008 ist allerdings keine Outlook-Lizenz mehr für die Arbeitsplätze enthalten. Und dann bleibt noch die Frage, was man in gemischten Umgebungen (Linux/Windows) tun kann. Mit dem Outlook Web Access steht eine Browser-basierte Outlook-Umgebung zur Verfügung. Diese funktioniert aber nur mit Internet Explorer am besten. Das soll sich erst mit Exchange Server 2010 ändern. Dann werden auch andere Browser unterstützt. Mit Evolution steht schon seit längerem für Linux eine Möglichkeit bereit, eine Exchange-Anbindung des Arbeitsplatzes zu realisieren. Und nun der eigentlich Punkt: Evolution gibt es auch für Windows. Evolution verwenden den Outlook Web Access um sich mit dem Exchange Server zu verbinden. Das bietet die Möglichkeit, Evolution von überall aus verwenden zu können, gerade für mobile Mitarbeiter ist das von Vorteil. Outlook Anywhere bietet diese Möglichkeit für Microsoft Outlook ebenfalls.

Vor einer möglichen Migration, sollte allerdings geprüft werden, ob denn alle benötigten Anforderungen mit OpenOffice und Evolution abgedeckt werden können. Zu beachten gilt immer wieder die Abhängigkeiten weiterer Programme von Office und auch bei Evolution stehen noch nicht alle Outlook- bzw. Exchange-Funktionalitäten zur Verfügung.

Links:

OpenOffice.org

Evolution for Windows

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