Die Anwendung Recollect ScanDocs bietet die Möglichkeit, eingescannte Dokumente mittels OCR zu indexieren. Dadurch entsteht in Verbindung mit einem Multifunktionsgerät, wie z.B. dem Muratec MFX-5270, und der Funktion Fax-Archivierung die Möglichkeit, durchsuchbare Fax-Archive, die alle empfangenen als auch gesendeten Faxe enthalten, zu erstellen.

Die Vorgeschichte

Durch eine Kundenanforderung bin ich nach langem Suchen, viel Telefonieren und Lesen durch unseren Büromaschinen-Partner auf Muratec aufmerksam gemacht worden.

Die Anforderung besteht darin, das der Kunde alle ein- und ausgehende Faxe auf dem PC haben möchte, selbst die Faxe, die direkt am Gerät manuell versendet wurden.

Bislang wurde dieser Workflow mit einem HP L3150 und dem mitgelieferten JetSuite Fax realisiert. Da diese Lösung aber schon recht betagt ist, das Gerät mittlerweile Defekte ausweist und auf neueren Windows-Versionen die Software nicht mehr zur Verfügung steht, musste eine adäquate Alternative gefunden werden.

Die Anwendung

Recollect ScanDocs ist nicht teil des Lieferumfang und muss separat lizenziert werden. Bislang ist die Anwendung nicht in Deutschland und lediglich in Englisch erhältlich. Eine Übersetzung ist allerdings in Arbeit.

Die Installation geht schnell von der Hand, lediglich die Eingabe einer Lizenzdatei als auch von diversen Angaben wie Name, Firma als auch einer Seriennummer sind notwendig. Gegen Ende der Installation wird man bereits gefragt, welche Ordner mit welchen Parametern überwacht werden sollen.

Zum Abschluss der Installation ist ein Neustart notwendig. Nach erfolgtem Neustart und Anmeldung erscheint eine Abfrage, solange das Produkt nicht aktiviert wurde. Man kann die Anwendung 30 Tage lang testen.

Die Anwendung läuft zunächst unauffällig im Hintergrund, sowohl als Dienst als auch als Anwendung selbst. Erst ein Doppelklick auf das Symbol im Tray-Bereich öffnet die Oberfläche. Wie von Suchmaschinen gewohnt, kann man im Textfeld einen Suchbegriff eingeben. Mit “Fuzzy Match” als auch mit weiteren Optionen unter “Show Options” kann die Suche beeinflusst werden.

Per Standard prüft Recollect ScanDocs alle fünf Sekunden, ob neue Dateien im Ordner vorliegen. Dieser Intervall kann für jeden zu überwachenden Ordner individuell eingestellt werden. Alternativ kann ein Zeitplan erstellt werden, wann eine Überprüfung stattfinden soll.

Ferner kann festgelegt werden, welche Dateitypen in die Indexierung ein- bzw. ausgeschlossen werden.

Die Indexierung läuft dabei erfreulich schnell. Bei einem Test wurde ein gescanntes Dokument sowohl als PDF als auch als JPG in den überwachten Ordner abgespeichert. Die Anwendung erkennt Dies entsprechend dem Intervall oder Zeitplan und arbeitete die ca. 1 MB großen Dateien ab.

Dies kann man daran erkennen das sich das Symbol im Tray-Bereich dreht. Darüberhinaus kann der Status durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Symbol und der Auswahl von “Indexing… – Status” eingesehen werden. An dieser Stelle finden sich auch die Protokolle. Hier kann erkannt werden, ob bestimmte Dateien bzw. Dateitypen nicht verarbeitet werden konnten. Ferner kann man durch “Indexing… – Pause” die Verarbeitung pausieren, wenn z.B. eine Beeinträchtigung der PC-Performance auftritt.

Man darf nicht vergessen, das OCR, also Schrifterkennung, immer Prozessorleistung fordert.

Die Suchergebnisse können direkt in der Software oder in der jeweils nativen Anwendung angesehen werden oder bei entsprechender Auswahl per E-Mail versendet oder per Drucker ausgegeben werden:

Was unterscheidet Recollect ScanDocs von einer Desktop-Suchmaschine?

Der Unterschied liegt darin, das die Anwendung nicht einfach vorhandene Dateien indexiert, sondern eine Schrifterkennung (OCR) ausführt. Dadurch wird erreicht, das zuvor nicht indexierbare Dateien, wie z.B. Faxe, die in der Regel im PDF- oder TIFF-Format vorliegen durchsucht werden können.

Danksagung

Danke an Herrn Weyler von der Firma Muratec für die Beratung und die Teststellung der Software.