Newsletter und Rundschreiben mit Outlook versenden – Limits beachten

Möchte man einen Newsletter oder ein Rundschreiben per Mail versenden, so gibt es ein paar Punkte zu beachten.

Als Fallbeispiel dient der Wunsch eines Kunden, ein Rundschreiben an ca. 900 Empfänger zu versenden, erfolgen solle dies per Outlook.

Der Verfasser hat eine entsprechende generische Nachricht samt Anhang verfasst, es gibt also keine persönliche Anrede o.ä., das macht die Sache schonmal erheblich einfacher. Als Absender und Empfänger trägt man beispielsweise sich selbst ein, die eigentlichen Empfänger werden in BCC gesetzt.

Bevor man allerdings auf diese Weise versucht sehr viele Empfänger zu addressieren muss das eine oder andere Limit bedacht werden:

  • Outlook: Seitens Microsoft werden keine konkreten Limits angegeben. Erfahrungswerte zeigen allerdings, das es im Allgemeinen mit sehr vielen Nachrichten nicht unbedingt klar kommt, von daher sollten nur 100 – 500 Empfänger/BCC angegeben werden.
  • Mailserver: Betreibt man einen eigenen Mailserver, so greifen ggf. dort bereits die ersten Limits. Beispielsweise beim MDaemon Messaging Server ist als Vorgabe maximal 100 Empfänger voreingestellt. Dieser Wert kann verändert werden.
  • Provider: Last but not least muss der Provider noch mitspielen. Entsprechende dortige Limits können beispielsweise so aussehen:
    – max. 1000 E-Mails in 10 Minuten (bei SMTP)
    – max. 4000 Empfänger pro 10 Minuten (bei SMTP, Empfänger/CC/BCC)

Hinzu kommt eine maximale Anhanggröße (gilt auch für Outlook). Generell sollten keine großen Anhänge per E-Mail versendet werden. Auch kann das Rückstreuen von nicht-zustellbar Nachrichten ein gewöhnliches Postfach “zumüllen”, daher sollte überlegt werden ein eigenes für den Newsletter-Versand Postfach anzulegen.

Möglich ja, je nach Anforderung und Umfang sind allerdings spezielisierte Programme und entsprechende Anbieter sinnvoller. Vor allem wenn es darum geht Newsletter zu realisieren sollte an die Punkte Opt-In/opt-Out gedacht werden.

Quellen:

Microsoft Community – Limitations on BCC recipients??? or recipients in general

MDaemon – (FAQ) Too Many Recipients error (452)

Update 23.06.2020

Speziell beim MDaemon Messaging Server ist zudem die Hijacking-Erkennung zu beachten.

2 Kommentare

  1. Verena

    von wegen 150 Empfänger pro Mail! Outlook.com (Webmail, nicht lokal) verweigert mir den Versand einer Mail ab nur 10 Adressen. Es geht nicht um Spam, sondern um die Ausschreibung (Anhang 200kB) zur nächsten Wanderung an regelmässiger Teilnehmer. Dazwischen haben Microsoft Automatismen mir den Account gesperrt. Wir haben keine Website, über die man den NL verschicken könnte.

    Wie versende ich ca. 80 Mailadressen in einer Mail, Pakete à 9 Adressen mit zeitlicher Verzögerung machen wenig Freude… Danke für Unterstützung bei der Lösung!
    Verena

  2. Robert

    Hallo Verena,

    ich habe eine Webseite bei Strato. Über die darin enthaltene Domain E-Mail-Adresse kann ich über Outlook 2010 und sogar noch im Windows XP 32bit E-Mails an derzeit 187 Empfänger versenden. Klappt problemlos. Ich zahle für die Webseite allerdings 8,- Euro pro Monat.
    Vielleicht hilft dir das etwas weiter.
    VG

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