Newsletter und Rundschreiben mit Outlook versenden – Limits beachten

Möchte man einen Newsletter oder ein Rundschreiben per Mail versenden, so gibt es ein paar Punkte zu beachten.

Als Fallbeispiel dient der Wunsch eines Kunden, ein Rundschreiben an ca. 900 Empfänger zu versenden, erfolgen solle dies per Outlook.

Der Verfasser hat eine entsprechende generische Nachricht samt Anhang verfasst, es gibt also keine persönliche Anrede o.ä., das macht die Sache schonmal erheblich einfacher. Als Absender und Empfänger trägt man beispielsweise sich selbst ein, die eigentlichen Empfänger werden in BCC gesetzt.

Bevor man allerdings auf diese Weise versucht sehr viele Empfänger zu addressieren muss das eine oder andere Limit bedacht werden:

  • Outlook: Seitens Microsoft werden keine konkreten Limits angegeben. Erfahrungswerte zeigen allerdings, das es im Allgemeinen mit sehr vielen Nachrichten nicht unbedingt klar kommt, von daher sollten nur 100 – 500 Empfänger/BCC angegeben werden.
  • Mailserver: Betreibt man einen eigenen Mailserver, so greifen ggf. dort bereits die ersten Limits. Beispielsweise beim MDaemon Messaging Server ist als Vorgabe maximal 100 Empfänger voreingestellt. Dieser Wert kann verändert werden.
  • Provider: Last but not least muss der Provider noch mitspielen. Entsprechende dortige Limits können beispielsweise so aussehen:
    – max. 1000 E-Mails in 10 Minuten (bei SMTP)
    – max. 4000 Empfänger pro 10 Minuten (bei SMTP, Empfänger/CC/BCC)

Hinzu kommt eine maximale Anhanggröße (gilt auch für Outlook). Generell sollten keine großen Anhänge per E-Mail versendet werden. Auch kann das Rückstreuen von nicht-zustellbar Nachrichten ein gewöhnliches Postfach „zumüllen“, daher sollte überlegt werden ein eigenes für den Newsletter-Versand Postfach anzulegen.

Möglich ja, je nach Anforderung und Umfang sind allerdings spezielisierte Programme und entsprechende Anbieter sinnvoller. Vor allem wenn es darum geht Newsletter zu realisieren sollte an die Punkte Opt-In/opt-Out gedacht werden.

Quellen:

Microsoft Community – Limitations on BCC recipients??? or recipients in general

MDaemon – (FAQ) Too Many Recipients error (452)

Update 23.06.2020

Speziell beim MDaemon Messaging Server ist zudem die Hijacking-Erkennung zu beachten.

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