Outlook-Arbeitsplätze mit SimpleSYN synchronisieren

Mit Hilfe der Software SimpleSYN ist es möglich, mehrere Outlook-Installation zu synchronisieren. Dabei können Kontakte, Termine bzw. Kalender, Aufgaben als auch E-Mails abgeglichen werden. Dadurch ist es möglich, ohne Cloud oder zentralen/dedizierten Server in einer Arbeitsgruppe zu arbeiten oder z.B. den PC mit dem Notebook abzugleichen.

Testumgebung

Für diesen Beitrag kam eine Testumgebung bestehend aus

  • 2x Microsoft Windows 7 Professional x64
  • 2x Outlook 2010
  • 1x hMailServer (E-Mail-Server)

zum Einsatz. Der hMailServer ist für den Abgleich der E-Mails nicht notwendig, er soll lediglich ein Postfach mit E-Mails zur Verfügung stellen, um die Funktionalität prüfen zu können.

Client-/Server-Prinzip

Wie viele andere Lösungen auch, arbeitet SimpleSYN nach einem Client-/Server-Prinzip. D.h. ein Computer im Netzwerk ist der Server und alle anderen sind die Clients. Der Quasi-Server muss dabei keineswegs ein Windows Server-Betriebssystem haben, noch eine dedizierte Maschine sein. Es genügt ein regulärer Arbeitsplatz.

Wichtig zu wissen ist die Tatsache, das die Lösung nicht als Dienst läuft und folglich ein Benutzer angemeldet sein muss.

E-Mail-Abgleich ohne E-Mail-Server

So manch andere Groupware bietet einen integrierten E-Mail-Server an. SimpleSYN tut das nicht, ist aber dennoch in der Lage, E-Mails zwischen den Arbeitsplätzen abzugleichen. So lässt sich ein zentraler E-Mail-Eingang einfach teilen.

Editionen

SimpleSYN steht in zwei Editionen zur Verfügung, für diesen Beitrag kam die Business-Edition zum Einsatz. Funktional wie preislich unterscheiden sich die beiden Editionen kaum. Mit der Business-Edition ist es möglich, über das Internet eine Synchronisation durchzuführen als auch via Filter festzulegen, was synchronisiert wird.

Die Software kann 30 Tage lang getestet werden und steht hier zum Download zur Verfügung. Während oder auch nach Ablauf des Testzeitraums kann jederzeit eine Lizenz eingespielt werden. Eine De- bzw. Neuinstallation ist also nicht notwendig.

Installation

Für eine Installation gelten relativ wenige Voraussetzungen. Einzig das .NET Framework 4 muss vorhanden sein. Fehlt Dieses, so installiert das Setup es selbständig. Ein konfiguriertes Outlook ist ebenfalls notwendig.

Das Setup sucht von selbst nach evtl. bereits vorhandenen SimpleSYN-Servern, das erleichtert die Einrichtung. Wird kein Server gefunden, wird als Vorauswahl die Einrichtung eines neuen Servers angeboten, dabei muss mindestens ein Passwort für die Synchronisation vergeben werden.

SimpleSYN-Server einrichtenNach Vergabe eines Passworts und Bestätigung des Dialogs wird eine Server-ID erzeugt und angezeigt. Diese sollte gesichert werden, da Sie später zum Einrichten der Clients benötigt wird. Direkt nach diesem Schritt läuft bereits der Server.

Wird ein Client installiert, so erkennt Dieser von selbst einen Server, so dass das Synchronisations-Passwort eingegeben werden muss. Im nächsten Schritt muss ausgewählt werden, welche Ordner abgeglichen werden sollen.

SimpleSYN - Synchronisation einrichtenIm ersten Moment kann es etwas verwirrend sein, das nach der Ordnerauswahl zunächst eine Meldung erscheint, das ein Gegenstück nicht gefunden wurde. Man kann den Ziel-Ordner ohne Probleme auswählen und sogar, sofern zugelassen, neue Ordner erstellen. So lassen sich z.B. Benutzer-Kalender, eigene Adressbücher usw. anlegen. Per Standard wird in beide Richtungen synchronisiert, dies kann nach nochmalige Anklicken geändert werden, so das nur in die eine oder andere Richtung ein Abgleich stattfindet.

Nicht nur mit, sondern auch in Outlook

SimpleSYN läuft nicht nur parallel zu Outlook, sondern integriert sich ebenfalls in Dieses. So findet man nach der Installation und ggf. einem Neustart von Outlook eine eigene Menüleiste, von der aus eine Synchronisation vorgenommen werden kann.

SimpleSYN - Outlook-IntegrationAn dieser Stelle lässt sich z.B. ein manueller Abgleich zu bestimmten Computern oder Benutzern durchführen.

Konfliktbewältigung

Wird versucht, das gleiche Element zu synchronisieren, das sich auf beiden (oder mehreren) Seiten geändert hat, so erscheint ein entsprechender Hinweis:

SimpleSYN - KonfliktEinziger Wermutstropfen an dieser Stelle ist die fehlende Information, um welches Element es sich genau handelt. Es ist zumindest zu erkennen ob es z.B. um den Kalender bzw. Termin geht.

Sonderfall: Ein POP3-E-Mail-Konto auf mehreren Arbeitsplätzen und die Synchronisation

Möglicherweise gibt es ein E-Mail-Konto, das von mehreren Arbeitsplätzen aus verwendet wird. Handelt es sich dabei nicht um ein IMAP-Konto, kann es schnell schon rein organisatorisch schwierig werden festzustellen, wer welche E-Mail gelesen oder überhaupt bekommen, geschweige denn weiterverarbeitet hat.

Bei IMAP oder entsprechenden Groupware-Lösungen verwendet man für solche Fälle in der Regel gemeinsam genutzte Postfächer (shared mailbox). Das funktioniert so direkt mit SimpleSYN nicht. Würde man nun das E-Mail-Konto auf mehreren Arbeitsplätzen einrichten und mit SimpleSYN z.B. den Posteingang synchronisieren, so werden alle Elemente vervielfacht.

Outlook ist per Standard so eingerichtet, das es E-Mails von einem POP3-Postfach erst nach 14 Tagen löscht. Nun könnte man beispielsweise her gehen und das sofortige Löschen konfigurieren. Das wäre der einfachste Weg und entspricht auch der Empfehlung des SimpleSYN-Supports. Alternativ könnte man bestimmen, das nur ein Arbeitsplatz die E-Mails abruft und Diese dann zu den anderen Arbeitsplätzen synchronisiert werden. Das würde prinzipiell funktionieren, birgt aber den Nachteil, das dieser besagte Arbeitsplatz immer laufen muss, damit es keine Probleme gibt. Für diese Rolle wäre dann der SimpleSYN-Server nahezu ideal.

Synchronisation im LAN und über’s Internet

Mit der Business Edition von SimpleSYN ist es möglich, nicht nur im LAN sondern auch über das Internet zu sychronisieren. Dabei muss für den Fall, das man mal im LAN und mal außerhalb ist, nicht die Konfiguration von SimpleSYN geändert werden. Die Anwendung nimmt automatisch die beste, zur Verfügung stehende Verbindung. Ferner handelt es sich nicht um einen Cloud-Dienst. Lediglich der Verbindungsaufbau wird über die SimpleSYN-Server beim Hersteller realisiert, die Kommunikation ist dabei zu jeder Zeit mit SSL/TLS geschützt und beim Anbieter werden keine Daten (zwischen-)gespeichert.

Aus der Praxis

Bei einem Kunden mit gerade mal drei Arbeitsplätzen und ohne Server kommt diese Lösung bereits zum Einsatz. Eine Auslagerung in die Cloud kam für den Kunden aus zwei Gründen nicht in Frage:

  • Sensible Daten
  • Große Datenmengen (>7 GB schon alleine „nur“ an E-Mails pro Postfach)

Da war es nahe liegend, auf diese günstige und vor allem leicht zu bedienende Lösung zurückzugreifen.

Support

Der Hersteller bietet grundsätzlich Support über ein Kontaktformular bzw. per E-Mail an. Nach vorheriger Absprache ist auch ein Support via TeamViewer und Telefon möglich.

Aus der bisherigen Erfahrung kann man sagen, das der E-Mail-Support in der Regel innerhalb von 24 Stunden antwortet. Für die meisten Fälle dürfte das sicherlich ausreichen.

Persönliche Bemerkung

Ich habe ja schon eine Reihe an Lösungen gerade für kleine Installationen in Sachen Groupware mittels (Quasi-)Server vorgestellt. Mit SimpleSYN ist nun der erste deutsche Hersteller mit dabei. Die Lösung ist kostengünstig, leicht zu installieren und zu konfigurieren und verrichtet ihren Dienst bislang anstandslos im Hintergrund.

Danksagung

Vielen Dank an Herrn Leithold für die Unterstützung während des Tests.

2 Kommentare

  • Wie lange müssen wir noch warten, bis wir endlich den Outlook-Kalender (Windows 10) mit dem Samsung Galaxy S6 synchronisieren können?
    Zum voraus vielen Dank für Ihre Antwort.
    MfG P.Gimmel

  • SimpleSyn ist meines Wissens dazu da, Outlook-Installationen zu Synchronisieren und hat mit Smartphone bzw. ActiveSync nichts zu tun.

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