Über die Alltags-Helferlein schreibe ich leider viel zu selten. Um so manches habe ich mich zudem bislang wenig gekümmert. Nun also mal etwas für Vielschreiber in Sachen E-Mail.

Wie bei Word kann auch unter Outlook wiederkehrende Texte als AutoText-Baustein hinterlegen. So lässt sich beispielsweise der Standard-Text für Terminabsprachen, Dokumentenversand, etc. abspeichern.

Zu diesem Zweck einfach den (möglichst neutralen) Text markieren und auf der Registerkarte “Einfügen” unter “Schnellbausteine” auf “Autotext – Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern…” klicken.

Im darauffolgenden Dialog einen Namen vergeben:

Ab sofort steht der zuvor gespeicherte Text(-Baustein) dann im gleichen Menü zur Verfügung. Schneller und einfacher lässt sich der AutoText mittels eines Schnellzugriff-Symbols aufrufen:

• Auf “Neue E-Mail” klicken.
• Auf “Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen” klicken und “Weitere Befehle…” auswählen.
• Bei “Befehle auswählen” “Registerkarte Einfügen” auswählen.
• Nach “AutoText” suchen, dieses Auswählen und mit einem Klick auf “Hinzufügen >>” zur Schnellstart-Symbolleiste hinzufügen.

Nach einem Klick auf “OK” hat man ein zusätzliches Symbol im Schnellzugriff, über den die gespeicherten Texte eingefügt oder neue Text gespeichert werden können:

Bei einem Rechnerwechsel können die AutoTexte durch umkopieren der Datei

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\NormalMail.dotm

mitgenommen werden. Die Einstellungen für die Symbolleiste können wie bei Word migriert werden.

Für komplexere Mails bietet sich zudem zu Verwendung von E-Mail-Vorlagen an:

Microsoft Office – Support – Erstellen einer E-Mail-Nachrichtenvorlage

Quellen:

Microsoft Office – Support – Erstellen wiederverwendbarer Textblöcke für E-Mail-Nachrichten

Andy

Verheiratet, Vater von zwei Kindern, eines an der Hand, eines im Herzen. Schon immer Technik-Freund, seit 2001 in der IT tätig und seit über 10 Jahren begeisterter Blogger. Mit meiner Firma IT-Service Weber kümmern wir uns um alle IT-Belange von gewerblichen Kunden und unterstützen zusätzlich sowohl Partner als auch Kollegen.