3CX: Dedizierte Ansage für die (Mittags-)Pause

Möchte man in einer 3CX-Telefonanlage für die Pausenzeit eine eigene Ansage haben, die sich von der allgemeinen Ansage der Geschäftszeiten unterscheidet, so kann dies über eine Nebenstelle realisiert werden.

Dieser Beitrag wurde durch die Anfrage eines Kunden (Grüße nach Hannover) inspiriert.

Die allgemein gültigen Geschäfts- und Pausenzeiten stellt man in der 3CX-Verwaltungskonsole unter

Einstellungen - Zeitzone, Geschäftszeiten & Feiertage

ein. Diese gelten dann für alle Nebenstellen und SIP-Trunks, solange für diese nicht explizit etwas anderen konfiguriert wurde.

Hat man nun eine Voicemail (aka Anrufbeantworter) oder nur eine Ansage (via IVR ohne Aktion) für außerhalb der Geschäftszeiten, stellt man im SIP-Trunk einfach ein, das auf diese der eingehende Anruf geleitet wird.

Möchte man nun eine andere Ansage z.B. für die Mittagspause mit einem Text ähnlich wie “Sie rufen innerhalb unserer Mittagspause an, wir sind ab 13 Uhr wieder für Sie da” haben, so führt der Weg über eine sogenannte Fake-Nebenstelle.

Fake ist in diesem Kontext so zu verstehen, das kein realer Benutzer oder ein Telefon hinter dieser Nebenstelle steckt. Diese dienst lediglich dazu, eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen. Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:

Anruf -> Fake-Nbst. -+- Innerhalb der Geschäftszeit -> Signalisierungsgruppe, IVR, Warteschleife oder Nbst.
                     |
                     +- Innerhalb der Pausenzeit -> IVR mit Pausenansage

Umsetzen lässt sich dies in drei einfachen Schritten, die nachfolgend beschrieben werden.

Schritt 1: Pausen-Ansage hinzufügen

Zu Beginn fügt man unter “Digitale Rezeptionisten” einen neuen IVR hinzu. Dieser soll lediglich eine Ansage, die man an dieser Stelle aufnimmt oder hochlädt, wiedergeben. Es werden keine Aktionen festgelegt und bei “Ziel bei ungültiger oder keiner DTMF-Eingabe – Aktion bei keiner Eingabe innerhalb von (Sek.):” wird eine Sekunde eingestellt.

Zudem gilt es folgendes zu beachten:

3CX: “Vielen Dank und auf Wiederhören” am Ende eines IVR entfernen

Schritt 2: Fake-Nebenstelle hinzufügen

Als nächstes wird unter “Benutzer” eine neue Nebenstelle angelegt. Auf der Registerkarte “Weiterleitungsregeln” wird für den Präsenzstatus “Verfügbar” als Ziel die Signalisierungsgruppe, der Digitale Rezeptionist, eine Warteschleife oder eine einzelne Nebenstelle, an die der eingehende Anruf weitergeleitet soll hinterlegt.

Bei “Autom. ändern – Automatisches Umschalten des Status auf Verfügbar während der Bürozeiten” aktiviert man “Während der Geschäftszeiten Status auf “Verfügbar” setzen” und stellt die gewünschten Zeiten nach einem Klick auf “Konfigurieren” ein:

Bemerkung: Man kann die Geschäfts- und Pausenzeiten wie dargestellt konfigurieren oder alternativ z.B. von “08:00 – 12:00” und “13:00 – 17:00” eintragen. Der Unterschied liegt im Präsenzstatus, mit Pausenzeiten ändert sich dieser auf “Abwesend” während bei “Außerhalb der Geschäftszeiten” dieser auf “Nicht stören (DND)” gesetzt wird.

Nun wird für die Präsenz-Stati “Abwesend” und “Nicht stören (DND)” die Weiterleitungsregeln auf den IVR mit der Pausenansage konfiguriert:

 

Schritt 3: Den SIP-Trunk konfigurieren

Zu guter Letzt konfiguriert man den SIP-Trunk so, das während der Geschäftszeiten auf die Fake-Nebenstelle für die Pausenzeiten geleitet wird:

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